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A iminente reforma tributária já começa a evidenciar vulnerabilidades significativas na gestão fiscal das organizações. Com a implementação do Imposto sobre Valor Adicionado Dual (IVA dual) programada para daqui a menos de nove meses, muitas empresas ainda se debatem com procedimentos demorados e uma excessiva dependência de intervenções manuais.
Uma pesquisa conduzida pela V360, especializada em otimizar o processamento de pagamentos a fornecedores, revela que uma parcela considerável das companhias – 62,2% – necessita de mais de vinte dias para efetuar o registro de uma nota fiscal em seus sistemas, sendo que 22,3% extrapolam o prazo de trinta dias.
Paradoxalmente, 87% das empresas declaram possuir um elevado grau de automação em suas rotinas fiscais. Essa discrepância aponta para o fenômeno que especialistas denominam “falsa automação”, onde sistemas digitais, apesar de presentes, ainda demandam significativa participação humana.
Mesmo com os progressos tecnológicos, a transição para o novo arcabouço fiscal promete intensificar a pressão sobre estruturas que já operam com baixa eficiência. Esse cenário expõe lacunas críticas em um momento crucial, quando o Brasil se alinha para transformações substanciais em seu regime tributário.
O estudo incluiu a participação de 355 profissionais, representando empresas de médio e grande porte, majoritariamente com elevado volume de operações. Entre as organizações consultadas, 63% gerenciam mais de 10 mil notas fiscais mensalmente.
Automação incompleta e morosidade
Na realidade, a automatização ainda se mostra deficiente. Embora 61% das empresas consigam realizar a captura automática de notas fiscais, somente 49% efetivam o registro dessas informações no sistema sem a necessidade de intervenção manual.
Essa situação decorre da dependência do Enterprise Resource Planning (ERP) – um sistema de planejamento de recursos empresariais, que atua como o “cérebro” das companhias – de integrações e validações complementares para operar de forma otimizada no complexo cenário tributário brasileiro.
“Muitas organizações creem estar plenamente automatizadas, contudo, ainda dependem de colaboradores para validar informações e finalizar procedimentos”, explica Izaias Miguel, CEO da V360. Ele complementa: “O documento é inserido de forma automática, mas exige verificações e ajustes prévios antes de prosseguir no sistema.”
Vulnerabilidades operacionais
O levantamento também evidencia deficiências na etapa de validação das notas fiscais. Somente 48% das empresas realizam uma conferência integral, que compara detalhadamente itens, valores e quantidades com os respectivos pedidos de compra.
Adicionalmente, 44% efetuam verificações parciais, e um percentual de 8% ainda se baseia em procedimentos completamente manuais.
Tal panorama eleva significativamente os riscos de pagamentos equivocados, inconsistências fiscais e a deterioração do controle interno, sobretudo em empresas que gerenciam um vasto número de fornecedores.
“O intervalo entre a emissão e o registro da nota fiscal serve como um indicador preciso de eficiência. Quando esse processo se estende por semanas, há uma inevitável acumulação de exceções e a necessidade de retrabalho”, pontua Miguel.
Aumento da pressão com a reforma
A introdução do novo arcabouço tributário provavelmente intensificará essa conjuntura. As organizações serão compelidas a ajustar seus sistemas para operar concomitantemente com regulamentações preexistentes e as novas, além de gerenciar tributos como o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), que formarão o IVA Dual.
Conforme a avaliação do CEO da V360, o cerne do desafio não reside meramente na compreensão da reforma, mas sim na sua efetiva implementação em estruturas que se mostram complexas e com baixa integração.
“O levantamento aponta para importantes fragilidades nos procedimentos de validação: menos da metade das empresas realiza uma verificação completa das notas fiscais em confronto com os pedidos de compra, ao passo que as demais operam com validações incompletas ou totalmente manuais. Essa realidade eleva o potencial de erros”, declara Miguel.
Período de transição e testes
No ano de 2026, a reforma tributária entrará em uma fase experimental, na qual as empresas aplicarão uma alíquota simbólica de 0,9% para a CBS e 0,1% para o IBS, valores que serão abatidos dos impostos vigentes. A partir de 2027, os cinco tributos sobre o consumo serão progressivamente eliminados, ao mesmo tempo em que as alíquotas da CBS e do IBS serão elevadas.
Mesmo diante de alíquotas meramente simbólicas, as obrigações acessórias tornam-se imediatamente exigíveis. As empresas precisarão indicar a CBS e o IBS nas notas fiscais, preencher novos campos mandatórios e classificar corretamente produtos e serviços para fins fiscais. Em dezembro, a Receita Federal suspendeu a aplicação de multas pela ausência da discriminação desses dois novos tributos nas notas fiscais, com validade até o quarto mês subsequente à regulamentação da CBS e do IBS.
Conforme Miguel, neste contexto, a automação transcende seu papel de mera ferramenta operacional para se consolidar como um pilar estratégico. “Empresas que alcançam maior eficiência tendem a adquirir agilidade para se adaptar às transformações, enquanto aquelas com processos desintegrados podem encarar custos mais elevados, maior incidência de erros e severas dificuldades de adaptação”, conclui.
